BtoB企業では“見積もり”が必ず発生します。システム化していない場合、Excelで作成・管理を行っているのが一般的ではないでしょうか。しかし、企業や一取引ごとの規模が大きくなるにつれ、Excelでの見積業務に限界を感じるはずです。
Excelでの見積りでは、主に次のような課題があります。
- テンプレートが毎回異なる
- 製品表記が統一されない
- 誤表記が起きる
- 過去の見積履歴を参考にできない
- 営業ごとに見積ノウハウが属人化している
- 承認フローが円滑に回らない
などなど、細かいものまで言えば、他にも様々な課題があります。見積業務における、こうした課題を解決するのが“見積システム”です。見積システムを導入することで、見積書作成スピードが大幅にアップし、かつ正確な見積もりを行うことができます。
これにより営業パフォーマンスが高まり、同時に競合に対する競争力も養わるでしょう。
今回は、そんな見積システムの製品比較を行い、見積システムの選定ポイントを紹介します。Excelでの見積業務に限界を感じていたり、複雑な管理環境に苦慮している、といった企業担当者の方はぜひ参考にしてください。
見積システム比較
見積共有管理 for Web
Web対応の見積システムで、使用する場所や端末を選ばずあらゆるシーンで活用できる製品です。こうしたWeb対応の見積システムは共有機能が優れていることもあり、営業個々に分散しているノウハウを部門全体で共有することができます。
また、その低コストさも注目です。Web対応版なら1ユーザーあたり、月額580円(税抜き)で導入することができます(初期費用5万円(税抜))。オンプレミスでも5ライセンス20万円からで導入できるので、コストメリットが非常に高い製品です。
見積テンプレートを登録しておくことで、見積作成時にテンプレートを呼び出し、統一した見積作成を行うことができます。また、見積金額や利益率によって承認フローを変化させることもできるので、複雑な見積環境にも対応します。
- 提供形態：クラウド、オンプレミス
- 初期費用：5万円(税抜)
- 月額費用：580円/1ユーザー
見積もりデザイナー
見積テンプレートや承認フローなど、見積システムとして基本となる機能以外に、原価情報管理など多数の機能を備えています。正しい見積もりを行うためには、原価情報はとても重要です。原価とは揺れ動くものなので、常に的確な原価情報を知ることで利益率を確保しつつ、競争力の高い価格提示ができます。
「勝敗分析機能」は同製品が備えている特徴ある機能です。提出して見積もりの勝敗(顛末)を管理することができます。勝率の高い見積分析で営業パフォーマンスを高めたり、敗因分析を行うことで次の戦略へと繋げていくことができます。
- 提供形態：オンプレミス
- 参考価格：200万円～
Pad見積システム RAXIS
製品名称の通り、iPadを見積システムとして利用することができる製品です。iPad上で画像や動画を使用し、直接商品説明を行えるので、より営業活動に特化した見積システムだと言えます。営業担当者はiPadで営業を行えると同時に、その場で見積書を作成することも可能です。
見積テンプレートは業務に合わせてExcelで登録できるので、見積システムは導入したいが、Excelでの作成・管理環境は失いたくないという企業におすすめです。また、外出先で入力した見積データを販売管理システムに連携することができ、業務効率を高めることができます。
- 提供形態：クラウド、オンプレミス
- 月額費用：2万4,800円～(別途初期費用)
見積WAO
建設会社向けに特化した見積システムであり、簡単操作で見積書を作成することができます。建設関連に従事している会社では、積算見積など複雑な見積業務を行うことが多く、管理環境が煩雑になりがちです。そうした環境でも、簡単に見積作成や管理ができるのが、同製品となります。
また、粗利益シミュレーションなど営業利益を予測することも可能なので、計画的な営業活動を展開できるでしょう。
- 提供形態：オンプレミス
- 参考価格：要問い合わせ
見積システム選定のポイント
見積システムを導入して、見積業務のスピードやパフォーマンスを向上するためには、まず“正しい製品”を導入することが大切です。正しい製品とは、自社の要件に沿った、環境にフィットする製品のことです。
ここでは、正しい見積もりシステムを選ぶポイントを紹介します。
業界業種に特化したものを選ぶ
見積システムは他のシステムと違って、汎用的な製品が少ない傾向にあります。多くの製品が建設業や食品業など、業界業種に特化して機能を備えているのです。見積業務は業界業種ごとの特性を反映しやすい業務ですので、当然といえば当然ですね。
従って、第一に、自社の業界業種に特化したものを選びましょう。いざ導入というときに自社環境にそぐわない製品を選んでいることに、気付く企業も少なくありません。
“必要のない機能”を定義する
要件定義を行う際は、必要な機能だけでなく“必要のない機能”を定義することも大切です。でないと、要件定義を満たした上で、必要のない機能まで備えている製品を選んでしまうリスクがあります。
Eコマースや周辺システムとの連携できるものを選ぶ
BtoB企業のEコマース化が進んでいる中、すでにEコマースを運営している企業もあれば、今後その予定がある企業も多いでしょう。そこで必ず押さえていきたいのがEコマースとの連携です。Eコマースからのデータを直接取り込めるようにすれば、見積業務スピードが飛躍的にアップします。
また、購買システムや在庫システムなど、周辺システムとの連携も確認しておきたいところです。
営業部門と協力する
見積システムの導入プロジェクトを推進するのが情報システム部門や経営者でも、実際に利用するのが営業です。つまり、営業にとって使いやすいシステムでなければ、現場に定着することはありません。
これを考慮すると営業部門との協力は絶対だと言えます。できれば、営業部門責任者を導入プロジェクトチームの一員として迎えるのがベストです。それが無理なら、積極的なヒアリングを行って、営業に寄り添った見積システム導入ができるよう心がけましょう。
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まとめ
見積業務における様々な課題を解決してくれる見積システム。正しい製品を導入できなければ、導入効果は半減してしまいます。下手をすれば、導入前の環境よりも複雑になってしまうこともあります。
見積システムを導入する際は、選定ポイントを押さえ、各製品の特長を理解した上で、自社にとって最適な見積システム導入を目指してください。そうすれば、現状の見積業務課題を解決し、営業部門全体のパフォーマンスを向上する、そんな見積システム導入が実現するはずです。
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