多くのコンテンツがデジタル情報として生成され、企業における情報活用や業務フローも自動化によるデジタル化が進み、いわゆる「DX（デジタルトランスフォーメーション）」が浸透し始めています。その流れと並行するように、コミュニケーションの手段も大きな変革を遂げ、企業におけるワークスタイル変革やITソリューションの多様化も一気に進み始めています。
また、近年ではe-Discovery（電子証拠開示制度）や欧州を中心にしたGDPRの規制開始など、コンプライアンス強化の流れも受け「情報統制や管理」の必要性もさらに高まっています。そのため、企業内にある情報資産管理を正しく見直す必要に迫られてきています。
こういった環境下にあり、企業向け情報管理システム（ECM）に求められる要件も大きく変化してきました。
そこで今回は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を担うECM(Enterprise Contents Management)システムについてご紹介します。
企業向け企業情報管理システム（ECM）とは
ECMは、2000年初頭に「社内情報の共有」や「ナレッジマネージメント」と言ったキーワード共に新たなソリューションとして注目されました。これは、企業の競争力強化を目的とした情報の共有や技術の伝承、知見・知識の継承など、新たなニーズとして企業内の「情報資産の活用」について、その重要性が高まったことが背景にあります。
企業には、営業活動で作成される提案資料や研究部門の開発データ、業務で使用される書類や伝票など、様々な情報が氾濫しています。しかしながら従来のシステム設計では、各部門で使用するシステムがそれぞれの役割に応じて独自に管理する形態をとっていました。そのため、組織や部門を超えた情報の共有や横断型プロジェクトの推進への対応が難しく、システム自体が大きな足かせとなっていました。
そこで、統合型の情報管理を実現する手段として、ECM(エンタープライズ・コンテン ツ・マネジメント)が注目され、各社積極的に導入を進めました。
同時に、手軽に利用できるグループウェアや企業ポータルなども普及し、社内の情報共有やコミュニケーションのスタイルにも変化が起きるきっかけとなっています。
今求められる企業情報管理システムの要件
コンテンツのデジタル化とネットワークの普及、さらには勤務形態の変化などもあり、今やいつでもどこでも業務を推進することが可能となっています。また、社内システムの多くがクラウドサービスを利用が進み、基幹システムやファイルサーバーなど、従来自社環境に設置されていたシステム基盤もクラウド上で構築し利用する形に変化してきています。
そこでECMに求められる要件として、ユーザのニーズを満たすための5つの視点「5C」を元にご紹介します。
コンプライアンス(Compliance)
法的規制や外部認定、内部の情報セキュリティ方針を遵守する必要性から、ドキュメントの所在が明確であり適切なセキュリティ対策が実施されていることで、内部統制で求められる監査要件に対応するが重要です。
ISOやPCI-DSSなどの認証を取得するためにも必要要件として文書管理に規定が設けられています。
コラボレーション(Collaboration)
業務処理のために部門や組織の枠を超えた業務フローの設計や情報の共有など、日常業務の特性がクローズ型からオープン型に変化しています。そのため、情報を効果的に活用したコラボレーションやコミュニケーションを実現するプラットホームが必要です。
システム環境のみならずオフィス環境も分散化が進む中、いつどこでからでも安全に仕事ができ、さらにその生産性を高次元で維持できることが望まれます。
費用対効果(Cost)
スピードが求められる現在のビジネスシーンにおいて、ドキュメントの作成、保存、配布までプロセス全体にわたり効率的かつ高い作業生産性が求められます。
処理時間の短縮や検索性の向上、プロセスの効率化など、生産性向上に貢献し、高い導入効果が見込まめるソリューションが求められます。
継続性(Continuity)
BCP(事業継続計画)など、24時間365日の企業活動を維持するため、重要かつ不可欠な情報資産をデジタル化して保管・管理できることが大切です。
また、文書情報マネジメント・システムは、今やミッションクリティカルな業務システムであり、迅速なディザスタリカバリ対応などビジネスの継続性をサポートする必要があります。
顧客関係(Customer Relationship)
B2Cにおける消費者対応のみならず、取引先からの要求にリアルタイムで応えるなどB2B業務においても、システムの役割は顧客対応における重要な役割をになっています。
様々なシステムと連携することで、必要な処理や情報の取り扱いが的確に行え、顧客満足度を高めると同時に、良好な関係を維持のためもハイレベルな顧客サービスをサポートするプラットホームが望まれます。
CINCOM ECMの特長とは？
現代におけるECMに求められる要件についてご理解いただけたかと思います。ここでは、CINCOM ECMの特長と、システム要件を実現する方法についてご紹介します。
1)業務システムや他製品との連携
ECMの画面を経由しなくても、生産管理システムやプロジェクト管理ツールと連携します。またAPIをベースにしたWebサービスや専用ウイジェットを用いた、ユーザやグループ別に特化した専用にインタフェース を提供可能します。
＜他製品連携例＞
スキャニングツール(Kofax):スキャンしたドキュメントの特定位置の文字列にOCRを適用し、その文字列をメタ データとして利用。スキャンしたドキュメントは、そのまま利用可能です。
帳票ツール(JasperSoft):ユーザごとのドキュ メントのダウンロードやアクセス履歴のレポートを生成し、参照する仕組みを完備します。
2)柔軟かつ簡易なカテゴリーの利用
コンテンツの種類ごとのカテゴリー設計をGUIのみで実施可能です。たとえば、図面用、仕様書用、営業文書用などに分けて利用するメタデータの組み合わせを設定でき、業務ごとに必要な情報の入力を支援し文書呼び出し時の検索性能を向上させます。また、 同じカテゴリーであっても、ユーザやグループごとに見せる属性や編集する属性を事前に決めておくことが可能で、外部 ユーザには重要な属性は参照させないなど権限設定に合わせて機能制限が設定可能です。
3)パワフルでシンプルな検索機能
全文検索、タグ検索、フィールド指定検索など、さまざまな検索方法を提供します。また、検索条件は保存して、再利用が可能で、検索ワードを強調表示やテキストの差異が一目でわかる比較閲覧表示など、高いユーザビリティーを提供します。
4)シンプルなワークフロー設定
業務用件に合わせたワークフローを複雑なコーディングを行うことなくグラフィカルに設定が可能です。ワークフローの途中終 了や権限の移譲など、ワークフローの動的な設定や各ワークフローのステップごとの通知メール設定が可能です。また、 外部ユーザをワークフローに参加させる場合、参照されたくない属性(プロパティ項目)を非表示にして、ユーザに合わせた閲覧権限設定など、細かいセキュリティ対応が可能です。
5)アクセス権管理とセキュリティの確保の仕組み
様々な認証方式を組み合わせた上で、アクセス権の管理をGUIで柔軟に行えます。また、ユーザごとに、アクセス可能な期間を設定し、ダウンロード数の多すぎるユーザを自動的にアクセスできなくするなど、システム管理者の負担を軽減しつつ高度なアクセス権管理を実現します。またダウンロード用のPDFには自動でパスワードを付与するなど、より安全なコンテンツ管理とシステム運用が可能です。
6)コンテンツのアーカイブ化
コンテンツが多くなりすぎて、ユーザにとって運用や利用が面倒になる状況を避けるため、特定期間が過ぎたものは、自動でアーカイブ化し検索対象から除外することで検索効率を向上させます。アーカイブ化されたファイルの除外、復旧などILM(information life cycle management)運用を実現する上、システムコンポーネントはすべてクラウド上で実装が可能なため、データ量の増加に合わせストレージエリアを拡張するなど運用管理のコストも抑制されます。
7)図面対応
オフィスドキュメントだけではなく、DXFファイルのプレビューを生成する機能も装備しています。
まとめ
いかがでしょうか。企業において情報資産活用の重要性はますます高まっていきます。これは、大手企業に限った話ではなく、より競争力が求められる中堅・中小企業にも同様に当てはまります。
むしろ、リモートワークや在宅勤務など様々な勤務形態や、外部の協力企業と共同プロジェクトなど、多種多様な情報活用が求められています。
CINCOM ECMはコンテンツ管理に必要な機能のみならず、コラボレーション機能やセキュリティ対応を持つことで、現代ビジネスにマッチした企業情報管理システムを提供しています。
Microsoft Azureなどクラウドサービス上でシステムを構築することで、システムインフラの構築、セキュリティー対策、運用管理業務など、システム導入や運用にかかるコストを大幅に削減することができます。
また、マイクロソフトとのパートナーシップにより、Azure Active Directoryのイネーブルメントやシステム連携が簡単な操作で設定することが可能です。
ぜひ、この機会に社内情報資産の効果的な活用に、CINCOM ECMをご検討ください。また、デモのご要望や製品に関するお問い合わせがございましたらお気軽にご連絡ください。
