導入事例:日本プロジェクトマネジメント協会

 2017.05.15  シンコム・システムズ・ジャパン

導入事例:日本プロジェクトマネジメント協会

世界的に高まる ECM へのニーズ

近年、世界的に ECM(Enterprise Contents Management:企業のコンテンツ管理)に対するニーズが高まっている。従来、企業は保有する文書・動画・画像などのコンテンツは企業のイントラサーバーや文書保管庫など閉ざされた空間に保管しており「社外からのアクセスが困難」「災害時にデータを喪失するリスク」「保管後の検索が面倒」といった課題が山積していたが、ECM によって企業の資産であるコンテンツをクラウド上で管理することが可能になったことで、これらの課題を払しょくすることができるようになった。
「東日本大震災の発生により、企業の BCP 対策やクラウドに対するニーズが高まった。会社の資産をどう管理するかという課題が顕在化し、そこからナレッジマネジメントや業務プロセスの効率化のための ECM の活用にも関心が高まっている」。そう話すのは、次世代型文書管理システム「Cincom ECM(シンコム イーシーエム)」を展開するシンコム・システムズ・ジャパン株式会社 代表取締役の石村 弘子氏。ただ単に業務で生まれたコンテンツのデジタル化、クラウド保存というだけでなく、業務プロセスそのものを効率化する目的での ECM に対する関心が高まっている。
シンコム・システムズ・ジャパンで展開している「シンコム ECM」は“次世代型文書管理”という位置づけで、企業のあらゆる業務プロセスから生まれるコンテンツを一元管理し、そして企業の基幹業務システムとも連携しながら業務効率の改善に貢献している。「ECM はそのまま使えば単なるファイル管理に過ぎない。業務プロセスと連携させることで煩雑だった紙を中心にした業務プロセスを電子化・システム化するのが最大の価値。システムとシステム、システムを介して人と人がコラボレーションできることが ECM の最大の目的だ」(石村弘子)。

ECM は“魔法の道具”ではない

ただ、ECM を導入すればどんな企業でも簡単に業務プロセスが改善するかといえば、答えは「ノー」だと言わなければならない。ECM は企業の業務プロセスを改善するための“プラットフォーム”であるということは間違いない。しかし、重要なのはこのプラットフォームを活用してどのように業務プロセスを改善するかという“使い方”を考えることであり、ECM を軸にした業務プロセスを考案しなければ、効率化させることは不可能なのである。
プロジェクトマネジメントの考え方と「シンコム ECM」が持つ様々なメリットを組み合わせて、業務プロセスを飛躍的に向上させたのが、日本プロジェクトマネジメント協会の古園 豊氏。業務上生じる課題を把握し、管理のしやすいワークフローを考案し、業務に参加する全員にとって効率的に業務が進められるワークスペースを構築したという。

シンコム・システムズ・ジャパンが提供する各種コンテンツ

シンコム・システムズ・ジャパン株式会社 代表取締役の石村 弘子氏(左) 日本プロジェクトマネジメント協会の古園 豊氏(右)
シンコム・システムズ・ジャパン株式会社 代表取締役の石村 弘子氏(左)
日本プロジェクトマネジメント協会の古園 豊氏(右)

「シンコム ECM」によって数十人が関わる専門書の編纂作業を効率化

日本プロジェクトマネジメント協会では、プロジェクトマネジメントの専門書の編纂作業に「シンコム ECM」を導入。
古園氏によると専門書の編纂とその書籍を元にした講習会用テキストの編集には通常2年から3年かかり、数十名の執筆者と査読者(編集者)による共同作業となる。
従来は、入稿される原稿データのフォーマットは執筆者によってバラバラで、またメールや郵送などによるコミュニケーションでは確認漏れや遅延が発生し、作業が煩雑になってしまうなどの課題があったという。「執筆者と査読者、そして全体の進行を統括する管理者が足並みを揃えなければプロジェクトが進まない。
ECM を活用してワークスペースを共通化したことで、効率が飛躍的に向上した」と古園氏は語る。
「シンコム ECM」の導入は2日程で完了し、従来からの課題に素早く対処することができた」。
そして、古園氏が進めたのは「シンコム ECM」のメリットとプロジェクトマネジメントのノウハウを活かした執筆ルールの策定だ。「シンコム ECM」上でどのようにファイル管理を行っていくかをマニュアル化し、全ての執筆者・査読者が共有。執筆者が執筆作業で集めた参考文献やデータをも共有できるようにしたことで、作業方法の統一だけでなく、プロジェクトに関わる全員のナレッジマネジメントも可能になった。

「シンコム ECM」の導入で実現した作業スキーム
「シンコム ECM」の導入で実現した作業スキーム

もちろん、このような大規模なコラボレーションワークを支える「シンコム ECM」の機能も注目したいところ。例えば、執筆者が原稿ファイルを自分の作業フォルダーにアップロード・更新した際には、自動的にそのコピーを全ての原稿が集まる「原稿統合 DB」に集約。管理者は全体の進行状況をひとつのフォルダーで確認できるようにしたほか、執筆者が加筆・訂正した原稿ファイルをアップロードするとファイル名を変えずに更新ができ、更新履歴も全ファイル保存されるため、執筆者の PC 内のファイル管理と「シンコム ECM」内でのファイル管理の矛盾を解決でき、版を振り返ることも容易だ。また、原稿ファイルをアップロード・更新した際には管理者・執筆者・査読者にメールが送信され、各執筆者の進捗がリアルにわかるようになっている。
ワークスペースはブラウザからクラウド環境にアクセスできるため、インターネットに接続する環境さえあればどこにいてもファイルの確認が可能に。また、閲覧権限の管理も自由自在のため、それぞれの立場の人が自分自身に必要なフォルダー、ファイルを確認することができるのだ。このようなわかりやすいファイル管理の仕組みにしたことで、執筆者からも好評なのだという。
このような「シンコム ECM」の特長とプロジェクトマネジメントのノウハウによって、作業プロセスを合理化・効率化させたことで、執筆者がより作業に集中することができるようになり、また管理者は効率よく作業の進捗状況を把握し、執筆者をフォローできるようになった。古園氏は、「執筆業務のデジタル化・システム化は以前からあり、専用システム的なものはあったと思う。ただ、これだけ簡単に構築が出来て、執筆者に徹底させ、運用管理できることは無かったのでは」と語る。そこで、今回「シンコム ECM」を導入したことによって、高機能なワークスペースと「シンコム ECM」をベースにした執筆業務のシステム化が作業状況の共有・管理を容易にし、作業効率が飛躍的に向上したのだ。

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財産である情報を管理するのは、企業活動にとって当然のこと

古園氏は、今回の導入で生まれたノウハウを更に活用し、「協会内のコンテンツ管理、業務フロー全体への導入も進めていきたい」としている。システムは便利だが、あくまでも“道具”にすぎない。それを業務の実態や実現したいコラボレーションの仕組みとどのように結びつけるかが、業務効率化にとって重要なカギとなる。業務の課題や実態に合わせた柔軟なワークフローを構築できる「シンコム ECM」は、古園氏が抱いていた課題やニーズに応え、思い描いていた業務の在り方を実現した。ECM を活用したコラボレーションワークのベストプラクティスだと言えるだろう。
また、石村氏は日本プロジェクトマネジメント協会のような ECM による業務の効率化を更に多くの企業に提供すべく、「シンコム ECM」の活用シーンを幅広く提案していきたい考えだ
「業務で生まれる情報は財産。価値あるものをどのように管理するかは、企業にとって当然の命題だと言える。日本の企業では、業務から生まれるコンテンツは個人管理のことが多く、企業にとっては財産であるコンテンツを把握・管理できていないケースが多い。個人の業務プロセスから生まれる企業資産を把握していくことは今後の企業にとって不可欠だと言えるだろう」(石村氏)。

なお、こちらの事例に関連する記事はJIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)のケーススタディでもご紹介されています。こちらののJIIMAのサイトでご覧になれます。

Cincom ECMナレッジマネージメント向け説明資料

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